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ENTENDENDO OS REQUISITOS DA PORTARIA MEC 315 de 2018

ENTENDENDO OS REQUISITOS OBSERVADOS NA PORTARIA MEC 315 de 2018

  1. QUAL A ABORDAGEM UTILIZADA PELA SOLUARQ NA IMPLEMENTAÇÃO DA PORTARIA 315?

A Soluarq utiliza a abordagem da Transformação Digital para orientar a implementação de soluções de Digitalização e Gestão de Documentos, pois entendemos que a inovação dos serviços educacionais vai muito além da adoção de tecnologias e automatização de processos e digitalização de documentos. Para atender os requisitos da Portaria 315, considerando ganhos operacionais e estratégicos, é imprescindível a revisão dos processos e fluxos de trabalho, enquanto requisitos fundamentais para consolidar uma nova cultura digital no âmbito das IES. Na prática, a implementação de projetos de transformação digital perpassam, inicialmente por projetos de Paperless, que cumpre a função de reduzir grandes volumes de papeis nas atividades de produção, tramite, acesso, uso e armazenamento, com vistas a agilizar os processos e fluxos de informação para a tomada ágil de decisões. Partindo desses pressupostos, utilizamos como base referencial os subsídios metodológicos da Governança Documental e da Informação para nortear os projetos de Transformação Digital da IES. 

  1. QUAIS OS GANHOS ESTRATÉGICOS E OPERACIONAIS GERADOS PELA PORTARIA 315 NO ÂMBITO DAS IES?

Considerando um cenário mais amplo, os principais ganhos estratégicos e operacionais diz respeito às oportunidades geradas pelas mudanças ocasionadas pela Transformação Digital. Destacam-se alguns ganhos com a implementação da transformação digital nas IES:

  • Agilizar o tempo de espera no atendimento;
  • Mobilidade para análise e aprovação de documentos;
  • Integração de dados, informações e documentos com outros sistemas acadêmicos e portal do aluno;
  • Auto-serviços a alunos;
  • Acesso instantâneo simultâneo a informações;
  • Otimização de fluxos e processos de trabalhos;
  • Eliminação do risco de extravio de documentos;
  • Gestão do ciclo de vida dos documentos digitais;
  • Redução e otimização de espaços físicos para armazenamento de arquivos;
  • Implementação de secretaria digital – sistema de gestão acadêmica automatizado;
  • Segurança com assinatura digital ICP Brasil;
  • Otimiza o onboarding (ingresso) e na retenção de alunos;
  • Prontuário eletrônico de alunos;
  • Digitalização descentralizada para captura de documentos;
  • Redução de tempo no trâmite de processos;
  1. QUAIS OS PRINCIPAIS REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA VIABILIZAR A IMPLEMENTAÇÃO DA PORTARIA 315?

No momento em que estamos diante de novo marcos regulatório para o ensino superior vale ressaltar os pontos de atenção observados na Portaria 315, de 2018, exigidos como cumprimento da avaliação institucional, são eles:

Implementação de Política de Gestão Documental

  • Aplicação de Plano de Classificação de Documentos para organização de documentos físicos e digitais;
  • Aplicação de Tabela de Temporalidade Documental para assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, devendo as IES obedecer prazos de guarda e destinações finais. Após o vencimento do prazo de guarda administrativa e legal dos documentos, cuja a destinação seja a eliminação, a IES poderá substituir por documento microfilmado e/ou digitalizado, desde que, observadas as disposições legais.

Implantação e institucionalização de Arquivo Central (CEDOC) e repositório digital confiável

  • É obrigatório que as IES, mantenham sob custódia e disponível para pronto acesso (os documentos físicos e nato-digitais produzidos e recebidos) – no mesmo endereço institucional para o qual a IES foi credenciada. Na prática isso significa implantar e institucionalizar um “Arquivo ou Centro de Documentação”;
  • Em caso de transferência dos acervos acadêmicos. É obrigatório que a IES formalize “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico”, devidamente com firma reconhecido para a “SERES”, realizado mediante aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção, quanto da IES receptora e de sua mantenedora;

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

  • O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são responsáveis pela guarda e manutenção permanentemente das condições da integridade, organização, preservação e acesso aos documentos acadêmicos.  Na prática, se faz necessário implementar instalações físicas e estruturais para tornar fácil (as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso, localização para pronta consulta do acervo);
  • O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
  • A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas nesta Portaria poderão ser caracterizadas como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
  • O representante legal deve manter atualizado junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.

Garantir a acessibilidade dos documentos para os alunos (em caso de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção)

  • As IES e sua mantenedora, terão o prazo de 6 meses para emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos;
  • As mantenedoras de IES extintas até a publicação desta Portaria, quaisquer que sejam os motivos, têm o prazo de até trinta dias para informar a localização do acervo, contados da data de recebimento da notificação da SERES ou, quando da notificação por edital, da data de publicação no Diário Oficial da União – DOU.
  • Obrigatoriedade das IES, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, indicar a IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, nos termos do art. 58, § 2º, do Decreto Nº 9.235, de 2017;
  • Obrigatoriedade da IES descredenciada ou em processo de descredenciamento de informar pelo seu sítio de internet as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos, com os respectivos contatos.
  • Nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre êxito, o responsável legal da mantenedora deverá apresentar à SERES justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

 Digitalização, microfilmagem e preservação digital em longo prazo de documentos.

  • Obrigatoriedade das IES digitalizar no prazo de 24 meses o seu acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem (corrente, intermediário, permanente). As IES tem até abril de 2020 para implementar o acervo acadêmico digital, cumprindo os seguintes requisitos:
  • Digitalização para acesso e preservação digital em longo prazo (confiabilidade, autenticidade e durabilidade) a partir da implementação de uma política de preservação digital em longo prazo;
  • Aplicar métodos de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  • Após vencer o prazo de guarda na fase corrente, o documento em suporte físico do acervo em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto Nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

Segurança da Informação

  • Constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico;
  • Aplicação de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – GED/ECM

  • O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:
  • Altamente recomendável adotar os requisitos do E-ARQ – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – E-ARQ para adequar o software de GED/ECM adotado pela IES;
  • Software com capacidade técnico-funcional para garantir a preservação digital do acervo acadêmico;
  • Funcionalidades para garantir a manutenção da cadeia de custódia do documento digitalizado ou nato-digital (confiabilidade, autenticidade e durabilidade nas fases corrente, intermediário e permanente);
  • Funcionalidades para aplicação de Plano de Classificação Documental no acervo nato-digital e digitalizado (requisito da Portaria AN/MJ nº 92 de setembro de 2011);
  • Funcionalidade para indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

 Repositórios digitais confiáveis – garantia da memória institucional das IES

  • Implementação de repositório digital confiável para armazenar, preservar e difundir documentos históricos de guarda permanente.

 

Dr.Prof.Francisco Lopes Aguiar

Bibliotecário – Consultor em soluções de Gestão Documental (GED/ECM)

Claudete Aurora da Silva

Bibliotecária – Consultora Especialista em Segurança da Informação 

 

Leia mais

MEC INSTITUI NOVAS REGRAS PARA GESTÃO DOCUMENTAL DE ACERVOS ACADÊMICOS – IES TEM 24 MESES PARA SE ADEQUAREM – PORTARIA Nº 22 DE 21 DE DEZEMBRO DE 2017.

Saiba mais sobre o assunto…

Entra em cena a obrigatoriedade da implementação de política de gestão documental, digitalização, preservação digital, segurança da informação e implantação de software GED/ECM para a governança do acervo acadêmico das IES.

 INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR TEM O PRAZO DE 24 MESES PARA SE ADEQUAREM AS NOVAS REGRAS PARA DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE ACERVOS ACADÊMICOS.

 MEC INSTITUI NOVAS REGRAS PARA AUTORIZAÇÃO, AVALIAÇÃO E RECONHECIMENTO DE CURSOS SUPERIORES: “EM CENA A DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE ACERVOS ACADÊMICOS”.

De acordo com a portaria nº 22 de dezembro de 2017, as IES têm o prazo de 24 meses para cumprirem os requisitos exigidos pelo ato normativo.

Com base nas portarias nº 1.224 de 2013 e nº 22 de 2017, o MEC passa a exigir na avaliação institucional das IES a implementação de políticas de gestão documental e digitalização de acervos acadêmicos, enquanto requisitos obrigatórios. De acordo com as portarias citadas, o acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, e estará sujeita à avaliação institucional, observando às normas previstas nas portarias nº. 1.224 de 2013 e nº. 22 de 2017. Os requisitos exigidos como cumprimento da avaliação institucional, são:

Implementação de Política de Gestão Documental

  • Aplicação de Plano de Classificação de Documentos para organização de documentos físicos e digitais (em software);
  •  Aplicação de Tabela de Temporalidade Documental para assegurar a prescrição legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, devendo as IES obedecer prazos de guarda e destinações finais;

 

Implantação e institucionalização de Arquivo Central (CEDOC)

  •   É obrigatório que as IES, mantenham sob custódia e disponíveis para pronto acesso (os documentos físicos e nato-digitais produzidos e recebidos) – no mesmo endereço institucional para o qual a IES foi credenciada. Na prática isso significa implantar e institucionalizar um “Arquivo ou Centro de Documentaçaõ”;
  • Em caso de transferência dos acervos acadêmicos. É obrigatório que a IES formalize “Termo de Transferência do Acervo Acadêmico”, devidamente com firma reconhecida para a “SERES”, realizado mediante aceite por parte dos responsáveis legais, tanto da mantenedora da IES extinta ou em extinção, quanto da IES receptora e de sua mantenedora;

 

Responsabilidade do dirigente da IES e representante legal

  •   O dirigente da IES e o representante legal da mantenedora são responsáveis pela guarda e manutenção permanentemente das condições da integridade, organização, preservação e acesso aos documentos acadêmicos.  Na prática, se faz necessário implementar instalações físicas e estruturais para tornar fácil (as atividades de armazenamento, acondicionamento, acesso, localização para pronta consulta do acervo);
  • O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.
  • A manutenção de acervo acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas nesta Portaria poderão ser caracterizadas como irregularidade administrativa, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.
  • O representante legal deve manter atualizado junto ao MEC as informações sobre a localização do acervo e quanto à responsabilidade pela emissão de documentos.

Garantir a acessibilidade dos documentos para os alunos (em caso de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção)

  •  As IES e sua mantenedora, terão o prazo de 6 meses para emissão de todos os documentos acadêmicos, o registro e a entrega aos egressos;
  • As mantenedoras de IES extintas até a publicação desta Portaria, quaisquer que sejam os motivos, têm o prazo de até trinta dias para informar a localização do acervo, contados da data de recebimento da notificação da SERES ou, quando da notificação por edital, da data de publicação no Diário Oficial da União – DOU.
  •  Obrigatoriedade das IES, em caso de descredenciamento ou em processo de descredenciamento, indicar a IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, nos termos do art. 58, § 2º, do Decreto Nº 9.235, de 2017;
  • Obrigatoriedade da IES descredenciada ou em processo de descredenciamento de informar pelo seu sítio de internet as informações necessárias e suficientes para os estudantes acerca da localização do acervo, dos responsáveis temporários pela sua guarda e emissão de documentos acadêmicos, com os respectivos contatos.
  • Nos casos de comprovada impossibilidade de guarda e de manutenção do acervo pelos representantes legais da mantenedora da IES descredenciada ou em descredenciamento, e caso a transferência para outra IES não logre êxito, o responsável legal da mantenedora deverá apresentar à SERES justificativa circunstanciada, com a devida documentação probatória do alegado.

 

Digitalização, microfilmagem e preservação digital em longo prazo de documentos.

  • Obrigatoriedade das IES digitalizar no prazo de 24 meses o seu acervo acadêmico, independentemente da fase em que se encontrem (corrente, intermediário, permanente), cumprindo os seguintes requisitos:
  • Digitalização para acesso e preservação digital em longo prazo (confiabilidade, autenticidade e durabilidade) a partir da implementação de uma política de preservação digital em longo prazo;
  • Aplicar métodos de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  • Após vencer o prazo de guarda na fase corrente, o documento em suporte físico do acervo em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto Nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.

 

Segurança da Informação

  • Constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico;
  • Aplicação de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – GED/ECM

  •   O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:
  • Altamente recomendável adotar os requisitos do E-aRQ – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ para adequar o software de GED/ECM adotado pela IES;
  • Software com capacidade técnico-funcional para garantir a preservação digital do acervo acadêmico;
  • Funcionalidades para garantir a manutenção da cadeia de custódia do documento digitalizado ou nato-digital (confiabilidade, autenticidade e durabilidade nas fases corrente, intermediário e permanente);
  • Funcionalidades para aplicação de Plano de Classificação Documental no acervo nato-digital e digitalizado (requisito da Portaria AN/MJ nº 92 de setembro de 2011);
  • Funcionalidade para indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

 

REPOSITÓRIOS DIGITAIS CONFIÁVEIS – GARANTIA DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL DAS IES

  • Implementação de repositório digital confiável para armazenar, preservar e difundir documentos históricos de guarda permanente.

 

Veja como a SOLUARQ pode contribuir com a sua IES para estar em conformidade com as exigências legais do MEC:

 

  • BPO em gestão documental – (implantação, reestruturação e gestão Arquivos, Centros de Documentação e terceirização de mão de obra especializada);
  • Aplicação de Plano de Classificação (Organização física e digital de acervos);
  • Aplicação de Tabela de Temporalidade Documental (Descarte Seguro);
  • Digitalização segura de documentos;
  • Treinamento e capacitação em Gestão Documental (Conformidade com os requisitos exigidos pela Portaria nº 22 de 2017);
  • Desenvolvimento e implantação de projetos de Segurança da Informação;
  • Desenvolvimento e implantação de Preservação Digital;
  • Adequação e parametrização de softwares GED/ECM para atender normativas do MEC (Portaria nº 22 de dezembro de 2017);
  • Implantação de repositórios digitais confiáveis (armazenamento, preservação e difusão da memória institucional).

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Além da captura de documentos: governança documental para uma digitalização confiável

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